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『メディア・リレーションズ』を築こう。その1 電話で伝える技術

パブリック・リレーションズは社会・消費者との良好な関係を築いていくことでしたが、メディア・リレーションズとは、マスコミと良好な関係を築いていくための活動全般を指します。広報活動において、マスコミへの働きかけは必須です。社会・消費者へ企業の魅力を広く伝えるためにも、より良いメディア・リレーションズを行う必要があります。

メディア・リレーションズは広報活動全般を指しますが、その中でも今回は電話についてお話しします。メール全盛の世の中になっては来ていますが、まだまだ広報活動には電話は欠かせません。電話のメリット・デメリットを把握し、言いたいことを伝える技術を身につけましょう。

電話のメリット・デメリットを把握しよう

広報をしていると電話を使うことが多々あります。

最近では電話が苦手だという方も多いようです。推敲して書き上げるメールとは違い、その場その場でのやり取りが出てきますし、伝えたいことは盛りだくさんなのに時間がない。相手の顔も反応も見えない中での対応になるため、忙しいと電話を切られるどころか出てもくれない可能性もあります。

ですが、電話にはメールには無いメリットがあります。電話のメリットを見てみましょう。

電話のメリット

電話の最大の利点は直接話ができるということです。当たり前のように感じますが、直接に話をするというのは大きな利点です。メールのやり取りと違い、文章では伝えにくいニュアンスを含めることが出来ます。顔を見ることはできませんが、謝罪やお願い、自信などを声の含みで表現できますので、文章に比べて感情のすれ違いも起こりにくくなります。

さらに、電話ならどこからでもかけるだけですので時間もかかりませんし、話の展開も早いです。メールでのやり取りではこうはいきません。(もちろんメールにもメリットがあります。メールでの技術は後日お伝えします。)

電話のデメリット

電話はかける時の相手の状況がわかりません。もしかしたら食事中かもしれませんし、大事な会議に出席しているかもしれません。相手の状況がわからないというのはデメリットです。電話をして嫌がられることの無いように、かける時間を考えましょう。

電話のメリットを味方にして、記者とコミュニケーションを取ろう

ここでは記者に嫌がられない電話のかけ方と、電話で伝える技術についてお話しします。

かけたい相手をしっかり伝える

一番嫌がられるのは「〇〇を紹介してもらえるようなコーナーの担当の方お願いします」など、誰宛にかけているわからない電話です。最近は署名入り記事も多く出ているので、話したい記者の名前を調べておきましょう。

名前がわからなくても、掲載してほしい雑誌の内容やコーナーを調べ「××のコーナーの担当者の方をお願いします」と伝えられるようにしましょう。

メディアによって時間帯をわける

電話をかけるのに一番大切なのは時間帯です。
電話を中々取り次いでもらえないとお悩みの方は、まずは時間帯を考えてみてください。メディア別にご紹介します。

新聞

新聞記者は、お昼過ぎまで夕刊の準備に追われています。ですので電話をするなら13時以降が良いでしょう。ただ17時を過ぎると次の朝刊の準備が始まります。13時~17時くらいの間が狙い目です。

テレビ

番組によってOA時間が違いますので、一概にどの時間とはいえません。ですが番組開始の前後一時間は準備・反省会があると予想できます。かけたい相手の番組の放送時間を確認し、迷惑にならないタイミングで電話をかけましょう。

雑誌

校了(最終確認が済んで原稿が出版できる状態)前1週間は一番忙しい時期です。校了は発売日の8日~10日くらいのところが多いようです。校了が終わって、記者がゆっくりと休めるように2、3日を過ぎたあたりから連絡を取るのが良いでしょう。

マスコミの種類やメディアによって忙しい時間は異なりますのであくまで参考程度に。

1分で話す

電話で取り次いでもらったら大切なのは1分で話すこと。忙しい記者に3分聞いてもらうのは難しいですが、電話に出てくれたなら1分は聞いてくれます。

まずは、簡潔な口調で話しましょう。

「〇〇株式会社の××と申します。本日はお忙しいところ申し訳ありませんが、弊社がこの度新商品を出すことになりまして、そのご案内にお電話を差し上げています。今お時間少々よろしいでしょうか?」

↓ 

「××を扱う会社の〇〇と申します。弊社ではこの度、年間のコストを30%削減できる〇〇に特化した新商品を販売しますので、ご案内いたします。」

相手は忙しい記者です。失礼にならない程度に挨拶を簡略化し、結論を先にいうなどの工夫をしましょう。話してみると1分は意外と長いですが、すべてを説明する必要はありません。一番伝えたいポイントはどこなのかを考えて話しましょう。

もし興味を持ってもらえるようなら「もう少しお時間をよろしいでしょうか」と許可を求めて続ければいいのですから。

まとめ

電話で伝えるメリット・デメリットと、電話で伝える技術についてお話ししました。

メディア・リレーションズはメディアとの良好な関係を築くことです。一方的に用件を押し付け、相手の迷惑にならないように気を付けましょう。

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