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広報が心がけたい、次回につなげる取材対応のポイント

あなたはプレスリリースやメディアリレーションを駆使し、ようやく取材にこぎつけました!

広報の仕事の一つでもある「取材対応」。念願のメディアからの取材です。

あなたは取材してもらうことにより、自社を世間に広くアピールできるチャンスだと意気込んでいます。

さあ、あなたは取材対応の心構えはできていますか?

広報担当者のメディア取材対応のポイント

記者に企画を提案したところ、記者が探していたテーマと合致して無事に自社への取材が決まりました!

しかし喜んだものの、さて、どのように取材をセッティングしていけばいいのでしょう?

日々忙しくかけまわる記者にとって、時間はとても貴重。事前の準備を十分に怠りなくすることによって、少しでも取材時間を短くすることを心掛けます。

取材対応は、「事前準備」、「取材当日の対応」、「取材後のフォロー」と三段階に分かれます。

事前準備

まずは事前の準備。取材にみえるメディアが「どのような記事を書きたいのか」を知ることと、そして「こちらが伝えたいポイントは何なのか」を、あらかじめまとめておきましょう。

  • 取材メディアの最新号、最新情報に目を通しておく
  • 担当記者が過去に書いた記事を読む
  • 当日相手に提供する、自社のパンフやプレスリリース等の準備
  • 自社で伝えるべきメッセージと、伝えてはいけない内容を整理しておく
  • 取材時に想定されるQ&Aを作っておく
  • 自社として伝えたいメッセージや想定されるQ&Aについて、取材を受ける対象者(社長や現場主任など)と打ち合わせをす

取材当日

  • 取材内容をメモ、または録音する
  • 取材対象者の取材に立会い、発言内容を注意深く聞き、間違った発言をした場合にはすぐに訂正する
  • 自社にとって有利な報道になるように、取材全体をコントロールする

取材後のフォロー

  • 取材してくれた記者にお礼のメールを送る
  • 追加資料や写真などを送付する

取材を一回で短時間に終わらせる

Q&Aを作成しておけば、取材を短時間に終わらせることに繋がります。

記者の疑問点に、即座に資料を元に数字を交えて答えることができる上、曖昧さがなくなり、後で詳細を連絡確認する手間と労力を省きます。

手間を少しでも減らすことは、記者になにより喜ばれますし、万全な体制で望むことで広報担当者への信頼にもつながります。

記者への十分以上の情報提供をする

記者から事前に受け取った質問事項以上に、とっさの質問にも答えられるよう、情報提供の準備をしましょう。

より豊富で詳しい情報は、記者の発想を豊かにしますから、 その結果として、記事が膨らみ、1記事の量が増えることになります。

記者は情報が詰まった記事を多く作りたいと日々考えていますから、豊富な情報提供はなにより嬉しいものなのです。

それだけでなく豊富な材料は、さらにあらゆる切り口のアイデアを発想させるきっかけにもなります。別の切り口が生まれると、改めて別テーマの取材となり記事が増えることにもなります。

今後再び取材をしてもらうためにも、豊富な情報量を提供できるように準備をしていきましょう。

取材自体が社内啓発になる

このようなメディアの取材は、発表する人も同席する人も、会社を代表して責任ある対応をするメディアトレーニングの場となります。

また、取材されたという事実は、周りの人達、会社のステークホルダーに対して話題提供にもなります。すると営業もしやすくなりますから、将来的に売り上げ増にもつながっていくという好循環が生まれます。

このような循環は社内の空気を変えていきます。

取材をされるというニュースは、社員が社会的な役割を自覚するとともに、その役割に自信と誇りを持つことにもなり、社内啓発につながるのです。

広報は脚本家であり、役者であり、監督でもあり……

取材を映画で例えるならば、広報担当者は、脚本家であり、役者であり、キャスティング担当でもあり、また監督であるとも言えます。

取材全体を監督としてデザインし、脚本を書きます。社長から社員に至るまで適切なキャスティングをし、出演を交渉。その後は、各人がどのような役割であるのかをそれぞれに説明し、心構えや脚本の打ち合わせなどをします。そして当日は、広報自身が役者として出演することもあるでしょうし、またその場で、同時に監督として演出をする役割もあります。

配慮することはたくさんありますが、広報にとって、取材という実践の場は、自身を成長させてくれる絶好の学びの場となるでしょう。

まとめ

念願の取材時、広報としてどのように対応するべきかについてまとめてみました。

広報はあらゆる役割を担うことになりますから、各所に気を配って対応しなければなりません。

記者へも十分な情報を提供することで取材を滞りなくすすめることも、肝心です。

しかしそれは今後社内啓発にもつながり、広報自身が成長する場でもあることがわかりました。

取材前から十分な準備をし、次回への取材へと繋いでいってください。

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