「『メディア・リレーションズ』を築こう。その1 電話で伝える技術」では、電話を使用するメリット・デメリットと、短い間にきちんと伝える技術をお伝えしました。今回はメールを使用したメディア・リレーションズについてお伝えします。
メールが開発されてから40年以上たちますが、今ではビジネスの場には欠かせないものになっています。PCからでもスマートフォンからでも簡単に作成でき、誰にでも送信することができるメールは非常に手軽なツールです。ですが、簡単に送信できるからこそ内容をしっかりと吟味して送らないと、取り返しのつかないことになってしまう可能性もあるのです。
まずはメールを使ったコミュニケーションのメリット・デメリットをしっかりと把握しましょう。さらに、広報活動に使える『4つのU』についてもお伝えしていきます。
メールのメリット・デメリットを把握しよう
メールのメリット
メールのメリットは何といってもどんな状況でも送受信できることです。外出や席を外しているなど、相手が不在でも届けることができます。
他には
- 自分が好きなタイミングで送信できる
- 推敲することができる
- CCやBCCで他の人にも同時に送信することができる
- 証拠として残すことができる
- ファイルを添付することができる
などがあります。対面や電話ではないので、じっくりと考えて作成することができるのも大きなポイントです。
メールのデメリット
メールのデメリットとしては会話のような即時性がないことです。
- 相手からの返信がいつ来るのかかわからない（来ない可能性もある）
- 読まれているかどうかがわからない
相手とのスケジュールを決めるときでもメールを何往復かしなくてはいけない場合もあり、時間がかかります。
また、
- 声に含まれる微妙なニュアンスを伝えにくい
- 文章の取り方で誤解が生じやすい
など、声を使うコミュニケーションに比べて言外の含みが伝わりにくいということがあります。さらに、メリットであったはずの「証拠として残すことができる」が逆に「証拠として残ってしまう」ということにもなりかねません。メールは手軽に使えるツールですが、「送信したものは残る」ということを頭において作成する必要があります。
現代社会でパソコン、スマートフォン、タブレットなど誰でもメールを送れるツールを2、3は持っている時代です。誰でも送れる、どこからでも送れる、といったようにメールが手軽になればなるほど、トラブルも起きやすくなっています。郵便の頃は手で書いていたため、自然と見直しをしていましたが、メールは自分で意識しないとしっかりとした見直しができません。メールを書いたら一度ならず何度も確認してから送信しましょう。
必ず読まれるメールはタイトルに労力の9割をかける
自分でメールをチェックするときのことを考えてみてください。最初に目に入るのは、ズラッと並んだメールのタイトルです。
その中から自然とクリックしてしまうメール、それは、どの様なタイトルでしょうか。
魅力的なタイトルを作る『4つのU』
世界的な起業家マイケル・マスターソン氏が魅力的な見出しを作る『4つのU』を提唱しています
- Useful（有益であるか）
- Urgent（緊急性があるか）
- Ultra-specific（具体的か）
- Unique（ユニーク、何か新しい物）
では、早速『4つのU』を使ってタイトルを作成してみましょう。今回は「旅行の新予約サービスのお知らせ」という例文で考えてみます。
1 : Useful（有益であるか）
まずは見る人にとってなにが有益であるかを付け加えます。「このメールは自分にとって有益な情報が入っている」と思わせる内容にします。
「旅行の新予約サービスのお知らせ」
↓
「ワンタップで完了！旅行の新予約サービス」
2 : Urgent（緊急性があるか）
「忙しいから後で見よう」とならないためには、情報に「限定」などの緊急性を持たせませす。
「ワンタップで完了！旅行の新予約サービス」
↓
「先着1万名！ワンタップで完了！旅行の新予約サービス」
今回のように人数限定の他にも「4月限定」「50％オフ」などがあります。
３ : Ultra-specific（具体的か）
数値・場所・時間を入れてより具体的にしていきます。
「先着1万名！ワンタップで完了！旅行の新予約サービス」
↓
「先着1万名！ワンタップで10万件の施設を検索・予約！旅行の新予約サービス」
４ : Unique（ユニーク、何か新しい物）
何か新しいことを付け加えていきます。新しいことがない場合でも、他と差別化できる情報を加えることが大事です。
「先着1万名！ワンタップで10万件の施設を検索・予約！旅行の新予約サービス」
↓
「先着1万名！ワンタップで国内最大10万件の施設を検索・予約！旅行の新予約サービス」
タイトルを整えよう
記者にメールを送る際は、あまり宣伝色が強いと嫌われます。「！」や「★」などは使用せず、落ち着いた文章に整えましょう。
「【リリース】先着1万名限りの旅行の新予約サービス開始のお知らせ。ワンタップで国内最大10万件の施設を検索・予約」
記者に伝えたい情報が見出しを読んでわかるようになっています。
今回は例文のため少々長くなってしまいましたが、メールのタイトルはなるべく短く書きましょう。短いほうがインパクトが強くなります。
『4つのU』はタイトルだけではなく、広告からWEBサイトの見出しなどさまざまに応用できます。広報活動では見出しを作ることも多々あります。そんなときに『4つのU』を活用してみてください。
まとめ
電話と同様に、メールにもデメリットがあります。
ですが上手に使えばこれほど便利なツールもないでしょう。メールのメリットを最大限にいかして、メディア・リレーションズに役立てましょう。
