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メール配信のニュースリリース作成で大切な7つポイント

「そのニュースリリース、読まれていますか?」(リンク貼る)ではニュースリリースの必要性についてお話ししました。

ニュースリリースを確実に読んでもらうには、マスコミの人脈を増やして、信頼関係のある記者にニュースリリースを届けることが肝心です。

とはいえ、知り合いの記者以外にニュースリリースを送るときもあるでしょう。ニュースリリースの配信はFAX、メール、手渡しなどいくつかの方法がありますが、今回はメールでの配信についてお話しします。

メールでの配信には『やるべき』ポイントと『やってはいけない』ポイントがあります。誰でもすぐに改善できることですので、ニュースリリースの反応が悪いとお悩みの方はぜひ実践してみてください。

ニュースリリース作成のポイント

ニュースリリース作成に『やるべき』ポイントを4つご説明します。どれも大切なことなのでしっかりおさえておきましょう。

ポイント1. タイトルがポイント!ここで勝負が決まる

まず、なにをおいても欠かせないポイントが「タイトル」です。

記者が最初に目にするところで、読むか読まないかの選定基準になる最大の要因です。多くのメールを流し読みする中でも、一瞬で具体的なイメージができるように抽象的な表現を避け、数値や固有名詞を使用しましょう。

ポイント2. 画質の良い画像を使う

写真は情報量が多く、文章では伝わらないイメージを一瞬で伝えることができます。記事になったときのイメージが湧きやすい写真を使用しましょう。

ただし、メールにいくつも添付ファイルをつけることは迷惑になるのでやめたほうが良いでしょう。本文はプレーンテキストで記入し、作成したニュースリリースをPDF化して添付するか、ニュースリリースのURLを記載しましょう。問い合わせ先や素材のダウンロード先は明記してください。

ポイント3. 読みやすくするために余白を意識する

実は、余白も大事なポイント。伝えたいことがたくさんあるのはわかりますが、みっちりと字のつまった文章は非常に読みづらいものです。適度な余白をとり、短い文章で伝えたいことを適切に伝えることが大切です。段落や箇条書きなどを使い、読みやすい構成を目指しましょう。

ポイント4. アイキャッチをつける

ぐるなびという会社に「4コマ漫画リリース」という商標登録されたリリースがあります。

一瞬見ただけで捨てられてしまう運命のリリースをなんとか読んでもらえないかと、まったく新しい4コマ漫画を付けたところから始まったそうです。その4コマ漫画を目にした記者によってTVの取材にもつながったそうです。

文字と写真のみになりやすいニュースリリースですが、会社のオリジナルアイキャッチがあると目を引きやすいです。

ニュースリリースでやってはいけないこと

多くのニュースリリースの中で埋もれないために『やってはいけない』こともあるんです。メール配信のニュースリリースで、『やってはいけないこと』ポイント3つをご説明いたします。

ポイント1. 件名で内容がわからない

メールを送るときに、メールのタイトルをいつも同じものにしている方、結構いるのではないでしょうか。「ニュースリリース送付のご案内」「プレスリリース掲載のお願い」など、件名で内容がわからないものはNGです。

「【リリース】広報機能ツール運用開始。リリース作成から送付までを一元管理」など、ニュースリリースの内容がわかる件名にしましょう。

ポイント2. 送信者名が個人名のみ

意外と見落としてしまいがちなのが送信者名です。
「xxxxxxx
@d-lab.com(メールアドレスのみ)」「Yoshimoto(社名なしの個人名)」になっている方は要注意。知らない人から送信されたメールは開いてもらえない可能性があります。

「(会社名)広報部」「山本次郎(株式会社〇〇〇)」のように、誰から来たのかがわかりやすいように変更しておきましょう。

ポイント3. 「詳細は添付ファイルをご覧ください」

「詳細は添付ファイルをご覧ください」と書いていませんか?ニュースリリースはPDFなどのファイルで送信することが多いですね。その都度添付ファイルを開いて確認するのは、非常に面倒な作業です。メール本文を読んで内容が確認できるようにしておきましょう。

興味を持ってもらえたら、添付ファイルを開いてもらえる可能性も高まります。

まとめ

ニュースリリースを記者に『やるべき』ポイント、『やってはいけない』ポイントを説明してきましたが、もちろん正しい日本語で書くということが大前提です。

5W1Hを意識した、わかりやすい文章で作成しましょう。

どれも簡単に試すことができるので、「なぜ自社のニュースリリースは反響がないのだろう?」と考えている広報の方は、一度試してみてくださいね。

 

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