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広報基礎講座

読まれない社内広報を読まれるための工夫。紙とWEBどう使い分ける?

社内広報を作るためにあらわれる終わりの見えない業務の数々、そしてやっとできあがったと思ったら、広報誌がゴミ箱に捨てられているのを目撃……広報の担当者からはため息が聞こえてきそうですが、そんな「社内広報」の役割をもう一度確認してみませんか。

今では社会広報はエンゲージメント(個人と組織が一体となり、双方の成長に貢献しあう関係)向上につながる施策のひとつと言われています。

紙媒体だけではなく、今ではWEBツールでつながる社内の広報も選択肢のひとつです。

読まれる社内広報にするにはどうしたらよいのでしょう?

今回は、その社内広報が読まれるための工夫と、紙とWEBどう使い分ければいいのかをお伝えします。

従来の社内広報

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従来の冊子や新聞でつくられた社内広報といえば、社長からのメッセージ、社員の昇進や部署移動などの社内事情、結婚・出産など祝い事などが書かれていました。それがそのままWEB社内報に移動した企業もあると思います。

ただ、実際には社員になかなか読まれておらず、紙であればゴミ箱に放り込まれていた……なんて悲しい現実があったり。手間暇かけた挙句にそれでは、広報担当者のモチベーションもあがらないというもの。

しかし、今は社内広報が見直され、情報のあり方やエンゲージメントを高めるツールとして注目されているのです。

現在の社内広報。紙?WEB?

社内広報といえば、従来の紙での「社内報」を思い出されると思いますが、現在はWEB媒体での活用も増えており、企業での情報共有のツールとしてメルマガや社内SNS、電子掲示板なども利用されています。

さらに社内広報の効果が見直されており、社内でのコミュニケーションを密にすることによって様々な効果が期待できるとされています。

ただし紙媒体はなくなるわけではなく、目的をもって使うことで、有効なツールとなりますので、戦略的に広報を行い紙とWEBの使い分けていくとよいでしょう。

社内広報の目的を理解する

社内広報として、以下のような目的で発信するケースが一般的です。

  • 経営理念や経営方針の浸透
  • 企業風土、文化を酵熟
  • 社内の意識改革
  • 社内情報、会社の情報などの共有(問題意識を共有する)
  • 社員のモチベーションアップ
  • 経営者と従業員の信頼関係を築く
  • 家族への理解

社内広報の大きな目的は、会社組織を強くすること。

社内報などで情報共有をすることにより、経営層の考えを知り、社内の意識が整うと、さらには社員のモチベーションアップへとつながります。社内広報はそのような効果から組織を強化することができるツールですが、まず社員に社内報の目的をあらためて共有することが必要です。

社内広報をあらためて一新する場合は、社内で目的を共有する場を持ちましょう。

社内広報は紙とWEBを使い分ける

社内でのコミュニケーション強化も社内広報の一環です。

コミュニケーションアップさせるためにはやはり情報共有が肝心。その情報共有の方法として、現在、紙媒体とWEBツールの活用があります。今までの紙媒体での社内広報では、一方的な情報伝達のツールでしかありませんでしたが、 社内SNS を使用した広報では、双方向のコミュニケーションも可能になります。

社員からのフィードバックを得ることで、意見や要望を取り上げることもでき、社内の課題や問題も経営層と共有する事ができます。

家族へ会社の理解を促す効果も

発行を紙媒体にすることで、家族も読むことが可能になります。家族からの理解を得ることは、社員が働く上でとても重要なこと。会社の経営状態を、家族も広報誌から理解することができれば安心にもつながり、新卒社員であれば親御さんからの理解を得ることもできます。

社内誌には家族が持つ不安を払拭する効果もあり、家族の応援があれば社員の働きやすさにもつながるでしょう。

WEBを利用した広報

WEB媒体はさまざまな形がありますが、それぞれ効果も違い、伝えたい内容も変わってきます。どのような違いがあるのかお伝えしましょう。

メルマガ 配信

メールは一番簡単に作成することができ、リアルタイムに情報発信をできるため社内広報においてはとても有効なツールです。社内のイベント連絡、プレスリリース、事業に関わるニュースなど様々な内容を配信することができます。

SNS・ブログ

SNS やブログでは、 ライトな内容が好まれます。気軽に読めるため、会社への親近感が増す効果があります。内容としては、会社周りのランチ情報や社長や経営者クラスの考えていることの発信など。お悩み相談に使っているという事例もあります。

電子掲示板

イントラネットなどの電子掲示板を導入している企業もあります。

社内掲示板では誰でも簡単に入力更新できるプラットフォームが用意されていることがほとんどなので、気軽に書き込み情報共有をすることができます。

 広報担当者はWebページの更新とライティングが主な仕事ですが、文書の作成以外にHTMLの知識が必要になるため、専門的な知識がある人や業者にプラットフォームを作成してもらう必要があります。

紙媒体での広報

視認性が抜群なのが紙媒体。

年に一度、または数回作成するなど、頻度を多くすればそれだけ社員が目を通す機会も増えますし、家族に渡すことで家族へ会社の理解を促す効果があります。

内容は、社長やピックアップしたい社員へのインタビューやライティング、企画やイベントがあればその取材が主になるでしょう。

広報部としては、WEBと違いコストがかかり、担当者はライティングのほか、写真撮影やレイアウトデザイン面の仕事もこなす必要があります。社内での対応が難しいようであれば制作会社に発注することも考えましょう。

まとめ

社内広報は社内コミュニケーション向上につながる施策の一つです。

今では紙媒体だけではなく、WEB媒体のメルマガや SNS 、電子掲示板などもあることをお伝えしました。

それぞれ役割がちがうので、社内での情報共有の一つとして、紙とWEBの両方をうまく使い分けていきましょう。

捨てられてしまう社内広報から脱却し、読まれ目的のある戦略的な広報へと変え、社内コミュニケーションを向上させていきましょう。 

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