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『インナーコミュニケーション』の課題に社内報が効く理由

社内広報を担当されている広報担当者の方は『インナーコミュニケーション(インターナルコミュニケーション)』という言葉を耳にされたことがあると思います。

『インナーコミュニケーション』とは社員間のコミュニケーションのことです。

近年、転職や定年年齢の引き上げ、年功序列や終身雇用制への意識変化にともない、『インナーコミュニケーション』を重視する企業が増えています。

今回は『インナーコミュニケーション』の重要性と、『インナーコミュニケーションを行うために適した広報ツール『社内報』についてお伝えしていきます。

『インナーコミュニケーション』と社内報

現代社会では同じ企業でもさまざまな世代の社員が属し、多種多様な価値観を持って働いています。

しかし、バブルを経験した世代から就職氷河期世代、平成生まれの世代ではコミュニケーションの方法や考え方に違いが出るため、世代間でのコミュニケーションにギャップが生じてしまうことがあります。

「飲みニケーション」がわかりやすい例として挙げられます。

「仕事の後のちょっと一杯」が、上司からすると「コミュニケーション」、部下からすると「アルコール・ハラスメント」や「業務の一環」になってしまうという現象です。

このような、世代間での価値観やコミュニケーションから生じるギャップを埋めてくれるのが『インナーコミュニケーション』なのです。

「社内コミュニケーションによる調査」の結果

企業や団体の人事領域に関する調査・研究機関である「HR総研」が2019年に行った「社内コミュニケーションによる調査」では、「社内のコミュニケーションに課題があると思うか」という設問に対し「大いにそう思う」「ややそう思う」が70%強と、大半を占める結果となりました。

また「どの関係においてコミュニケーションに課題があるか」という設問には「部門間」が70%強、「経営層と社員」が50%強と、群を抜いて課題があると考えられているようです。

興味深いのは「コミュニケーションの手段」として用いられているものが「メール」「対面」「電話」がトップ3で、「イントラネット」や「社内報」、「回覧」などはいずれも20%程度にとどまっていることです。

HR総研:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

社内報が『インナーコミュニケーション』に適した理由とは

「コミュニケーションの手段」としてはあまり順位の高くなかった「社内報」ですが、『インナーコミュニケーション』のツールとしては非常に優秀です。

社内報の役割を考えてみましょう。企業によって変化はありますが、主に3種類あると考えられます。

1 : コミュニケーション

  • 経営(トップ)のビジョン・現状の共有
  • 各部門間の連絡・報告の共有
  • 慶弔、新入社員、退職者の連絡
  • 社員間の親睦をはかる

2 : ブランディング、危機管理

  • 企業の歴史、社風の共有
  • コンプライアンスの周知・徹底

3 : モチベーション

  • 社員を褒める・紹介する

社内報は「コミュニケーション」について多くの役割を持っています。

『インナーコミュニケーション』の調査で課題があった「部門間」「経営層と社員」は「メール」「対面」「電話」のどれも、単体で課題を解決することは難しいでしょう。

社内報ならば、それだけで課題にダイレクトに効果を発揮することができます。

つまり、社内報を上手に活用することが『インナーコミュニケーション』成功のカギとなるのです。

社内報を成功させるポイントとは

では、社内報はどのように作成していけばよいのでしょうか。

社内報には大きく分けて紙媒体とネット媒体の2種類があります。紙媒体は掲示板や回覧、または全社員に配布という形で閲覧されています。ネット媒体はグループウェアやWEBサイト、社内ブログなどで配信されます。

紙媒体とネット媒体、どちらを選ぶのか

紙媒体とネットでの一番の違いはスピードです。

紙媒体は発行されてから社員に情報が届くまでにタイムラグがあります。

しかし、紙媒体は、ネット媒体に比べどこででも読むことができる、手元で読むことができるというのがメリットです。

世代によってはスマートフォンの小さな画面で見るより、紙でじっくり読みたいという人もいるでしょう。

一方ネット媒体は一瞬で全社員に配信することが可能です。印刷物がないため、低コストで環境にも優しいというメリットがあります。

自社のスタイルに合った媒体を選ぶのが社内報成功のポイントのひとつです。

社内報を作成する目的を立てる

社内報の失敗例としては「マンネリ化」「ネタが少ない」「担当者の負担が大きい」「反響がない、読まれていない」などがあります。

このような失敗例は社内報の「目的」をきちんと立てることで改善します。そのためには、社内報を発行する1番の目的を考えることが大切です。

例えば「社内のコミュニケーション」が1番の目的ならば、それをスモールステップにわけましょう。

  • 各部門間の連絡・報告の共有……他部署の連絡・報告のコーナー、女性社員の特集、事務員の特集など部署をまたいだグループわけでの特集など
  • 社員間の親睦をはかる……各社員の近況、新入社員の紹介コーナーなど
  • 経営(トップ)のビジョン・現状の共有……毎号わかりやすく経営者のビジョンを伝えるコーナー、経営者の今月の一言など

このように小さく具体的な目的にしていくことで、「何を載せるべきか」が可視化できます。

今回はこの記事、次回はこの記事、というようにスケジュールを立てられるので担当者の負担も減らすことができます。また、小さな目的だったものを大きく特集にしてしまうこともマンネリ化を防ぐのに効果的です。

効果測定を行う

ネット媒体の社内報は、ログの取得や読了率を調べるアプリなどを利用し効果測定を行いましょう。

それによりどの世代にはどの記事が読まれているのか、といった分析が行えます。

紙媒体の効果測定は難しいですが、アンケートを取る、直接聞いてまわるなど、反応を確認するようにしましょう。効果測定を次の社内報に活かしていくのが社内報を成功させる大きなポイントです。

まとめ

『インナーコミュニケーション』は価値観が多様化している現代社会にこそ必要です。

異なる世代や立場のギャップを埋め、「同じ企業に勤めている」という社員の絆を深めるためにも、社内報を上手に活用していきましょう。

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