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社内の情報収集こそが「できる広報」への第一歩

広報にとって重要な仕事は、情報を発信することだけではありません。ニュースリリースを作成するために必要なこと、それは『社内の情報収集』です。

「製品の情報は隅々まで知っている!」と思われる方もいらっしゃるでしょう。もちろん、自社製品やサービスについての情報は必要ですが、広報にとってそれらを知っているのは当然のことです。

では、他にどのような情報が必要なのでしょうか?自社の広報として集めておきたい情報と、その目的について説明します。

現場の「今」を知る

広報が知っておきたいことのひとつには、現場の情報があります。

「現場 = 開発現場」である社内の情報がまっさきに思い浮かぶと思いますが、「現場 = 活用の現場」である消費者・お客様に関する情報収集も必要になります。

まずは現場で「今なにが起きているか」をしっかり情報収集しておきましょう。

社内で何が起きているのか

広報は社外を向いていると思われがちです。しかし、社外へPRするためには社内の情報をしっかりと把握していなければなりません。

まずは開発現場である社内を歩き回り、情報を集めましょう。実際に製品を作っている社員から現況や部署の様子を聞くことも良いですし、役員とランチミーティングを行い将来の展望を聞くことも良いでしょう。

質の高いアウトプットを出すためには、まずはインプットの量を増やしていく必要があります。小さな情報も見逃さずに集めましょう。

店舗で起きている現象も大切な情報です。「最近、平日に夫婦で来る方が増えている」や、「このメニューの〇〇を残す人が多い」など、役に立つかわからないような情報でも知っておいて損はありません。集めた情報がつながって、新たなPRポイントが生まれることもあります。

消費者(お客様)に何が起きているのか

消費者の声を直接聞く機会はなかなかありませんよね。イベントや商品アンケートの反応もイマイチ……そんな時にはインターネットを活用してみましょう。

SNSでの評判・口コミでは企業の視点からは気づきにくい情報を得ることができます。

今や大手企業でもSNSを活用する時代です。例えばTwitterやInstagram、Googleで社名・製品名を検索してみましょう。消費者が製品を使用した率直な感想、メリット・デメリットや改善点が見えてきます。

もし何も出てこないのならば、SNS・WEBメディアへの広報活動が行き届いていないことがわかります。そこから改善への一歩へとつながります。

業界の「今」を知る

記者と話をするときに、現在の業界がどうのように動いているのかを語ることができると、広報としての会話の内容に深みがでてきます。

業界のトレンドを知る

例えばアパレル業界であれば旬のカラーや形状のような商品そのもののトレンド以外にも、業界全体の「今」を調べましょう。

「皆一様に同じ格好をする、いわゆる「量産型大学生」が減り、好みが細分化されてきているためヒット商品が出にくくなっている」

「低価格指向・フリマやメルカリなどのリセールが逆風になっている」

「サスティナビリティの観点から大手アパレル企業でもプラスチックバックの廃止が盛んである」

「衣類の染料が世界の海を汚染している」

など、多方面から業界全体の情報を仕入れて、現状を頭に入れておくことが必要です。

広報が語る業界の未来

記者と話す時、もしくはニュースリリースを作成する時に、業界の動向について語ることがあるでしょう。業界の「今」に、現場の「今」から自分なりの見解を加えて業界の未来・方向性などを語れると記者からの信頼も厚くなります。

インターネットが発達した現代社会では、記者も消費者も最新の情報を得ることができます。広報も常に最新の動向に気をつけておくことが肝心です。

インプットからアウトプットへ

インプットした情報はどんどんアウトプットしよう

広報は情報を発信する仕事です。インプットした情報は、どんどんアウトプットしましょう。情報をもらった人には、フィードバックもしましょう。マスコミの反応やお客様の感想などを本人・部署に伝えれば、モチベーションを高めることにもつながります。

広報は社内コミュニケーションの要

広報は毎日さまざまな方面に出向いて人と会い、情報を得ることができます。いわば、会社の情報局です。経営者と現場の声を両方聞いて戦略をたてることができる唯一の部署として、社内コミュニケーションの円滑化を図っていきましょう。

まとめ

広報には多方面の情報収集が必要です。情報は待っていても自然に集まってくるものではありません。自ら歩き回り、情報を探さなければなりません。普段から各部署や店舗に顔を出し声をかけて、社内・社外の人脈を築いておくことが大切です。

得た情報は発信すること、その結果を情報をくれた人にフィードバックを行うこと。これを繰り返すことで新たな情報を得ることができます。まずは

・現場(社内・消費者)の「今」・業界の「今」

をしっかり把握しましょう。情報収集こそ「できる広報」への第一歩です。

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