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危機管理広報。平常時にしておくべきこと5選

戦略的危機管理広報では、平時からいざという時に備えるよう対策していきます。

突然の危機が訪れた時、事前の準備なしでは的確に対応できるものではありません。いざという時は、危機に関する情報処理、トップへの連絡やマスコミ対応、報道会見の準備などを同時進行で素早く行う必要があるのです。

あらかじめ危機管理対応マニュアルを整備し、メディアトレーニングを実施するなど、社を上げて備えることが何より効果的です。平時に危機管理広報がやっておくべきことをお伝えします。

平時にやっておくべきこと

危機管理広報では、平時の備えこそ重要です。地震の避難訓練のように、あらかじめ想定事項の対処を把握しておくことで、いざというときに会社で対応できる能力をつけていきます。

あらゆるリスクを想定して、それぞれのケースが発生した場合に、どのようなメディア対応をし、情報発信をしていくのかをマニュアル化していきましょう。メディアトレーニングや、IT対策についてもお伝えしていきます。

記者との関係構築

普段からメディア記者らと関係を作っておきましょう。いつでも連絡が取れる知り合いの記者を何人もつくっておき、メディア側と意思疎通が図れる状態にしておくことは、危機発生時にマスコミの情報を仕入れることもできるためとても役に立ちます。

メディアは、こちらから重要な情報を伝えたいときにも社会に向けてメッセージを届ける手段にもなってくれます。こちらの出したい情報の形になっているかどうかは記者次第になりますが、場合によっては、世間の誤った認識を覆す情報を発信してくれることもあります。

事象を大局的にとらえ、記者を敵と見るのではなく、お互いにプロとして接しましょう。

エゴサーチで危機への予測と対策

エゴサーチとは、自社のことをネット検索して評判のチェックをする行為です。

ネットではSNSを通じて少しの事象から炎上するということが多くなりました。

企業にとってもとてもリスクの多い時代になっています。

今は消費者によるSNSやブログでの発信の力が大きくなっており、いろいろな情報がはびこる中、自社のサービスや商品について書かれていることもあるでしょう。

しかし、その情報がデマであったりフェイクニュースであったりすることも少なくありません。エゴサーチすることにより、世間の評判を知り、誤情報にはすぐに対応できるよう情報を集めていきましょう。

そして誤情報に対しては毅然とした対応を取ってください。情報発信者に対して、情報が誤りであり、訂正してほしいことを伝え、明確な根拠を伝えます。そして情報の削除や訂正を申し入れてください。誤りを放置してしまうと、間違ったネガティブ情報が一人歩きすることになり、ゆくゆくは深刻なダメージへと発展することもあります。

危機対応マニュアルの作成

事故(交通事故、工場の火災、爆発、ガス漏れ、海外での二次災害など)、事件(社員が犯罪で逮捕など)、自然災害(台風、水害、地震、雷など)、不祥事(経営幹部、社員アルバイトなどによる不適切行動)など、自社の起きうるさまざまなケースを想定し、発生した危機に応じてどのように組織を組み、どのように対応していくのかをマニュアル化します。

危機の定義や用語の統一を図り、連絡承認ルートの確認、情報公開ルールの設定、発表方法なども書面にまとめ、徹底しておきましょう。

危険物の取り扱いや従来からあったルールも、必要に応じて見直します。

マニュアル作成を通じて、危機対応時の各部署の役割も明確にしていきます。

また、このマニュアル作りを通して、社員への危機管理への意識づけの効果が期待されます。一部の社員だけに止まらず、全社員にマニュアル作成に携われるように図ることで、危機発生時に社がどの方向でいくのか、社員とともに確認をしながら作業をすすめることにもなるのです。

とはいえ、マニュアルはマニュアルです。危機は何が起こるかわかりません。いざというときには、臨機応変が原則と心得て、小手先のごまかしをするのではなく、企業としてどうあるべきかを優先し、マニュアルにとらわれ過ぎないようにしましょう。

メディアトレーニングの実施

平時に実際に会見場所を設定して、本番さながらにメディアトレーニングを実施すると、問題点を早めに見つけることができるため有効な訓練です。

発表者も緊急時には余裕がありません。会見の話し方や態度などは普段のしぐさや思考があらわれてしまうもの。平常時に実施することで、日ごろのしぐさの意識づけをすることができます。

予防のためIT機器を装備する(ウィルスソフト導入、監視カメラの設置など)

危険が想定される場合、最小限の工事を行ったり、最新の機器を導入するといった対応をしていきます。予算との兼ね合いにはなりますが、ウィルス対策ソフトの導入など、監視カメラの設置など、事前にできることは上層部とかけあい対策していきましょう。

中規模以上の組織では、「安全対策委員会」「コンプライアンス委員会」のような組織の結成も必要になると思います。

まとめ

危機管理広報では、緊急時の対応だけではなく、普段からの予防や対策も重要な仕事になります。平時に心構えをつくり、備えておくことで、いざ危機発生時には、社会的なダメージを最小限に食い止められるようにしておきましょう。

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